Desain Output
Pada tahap desain output secara terinci, desain output ini hanya
dimaksudkan
untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru. Output apa saja
yang
dibutuhkan untuk sistem yang baru? Desain output secara terinci
dimaksudkan
untuk menjawab pertanyaan ini. Bagaimana dan seperti apa bentuk dari
outputoutput
tersebut? Desain output terinci dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan
ini. Desain output yang akan dibahas pada bab ini adalah untuk output
berbentuk
laporan di media keras. Desain output di media lunak dalam bentuk
dialog di layar
terminal akan dibahas di bab selanjutnya.
Macam-macam Bentuk Laporan
Bentuk dari laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi, yang paling
banyak digunakan adalah dalam bentuk tabel dan berbentuk grafik atau
bagan.
Laporan Berbentuk Tabel
Berikut ini adalah macam-macam laporan yang berbentuk tabel yang
menekankan kualitas isi serta kegunaannya :
NOTICE REPORT
Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian
khusus.
Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena
dimaksudkan
supaya permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas
sehingga dapat
langsung ditangani.
LAPORAN PENURUNAN PENJUALAN MENURUT
JENIS BARANG BULAN DESEMBER 1987
 |
DAERAH PENJUALAN X PENURUNAN
Yogyakarta
10,00 X
Semarang
45,00 X
Surakarta 12,50 X
EQUIPOISED REPORT
Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan
ini biasanya
digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang
berisi
hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam
pengambilan
keputusan.
LAPORAN
PERENCANAAN MEMASUKI PASAR YANG BARU
DAERAH
SLEMAN UNTUK TAHUN FISKAL 1989
JELEK BALK.
Penjualan Rp
1.000.000 1.750.000
Harga
Pokok Penjualan 600.000 1.050.000
Laba Kotor Rp 400.000 700.000
Biaya Penjualan Rp . 300.000 350.000
Biaya
Administrasi 125:000 150.000
Laba (Rugi) (Rp 25.000) 200.000
VARIANCE REPORT
Macam laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang
sudah
ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari
laporan ini
adalah :
LAPORAN KINERJA DEPARTEMEN
PEMBELIAN BULAN-DESEMBER 1987
BARANG
UNIT HARGA HARGA HARGA SELISIH TOTAL
DIBELI DIBELI SESUNGGUHNYA STANDAR HARGA SELISIH
IBM PC XT 10
1.200.000 1.050.000 150.000 1.500.000 R
Monitor Color 8 415.000
365.000 50.000 400.000 R
Hard disk 30 MB 5 595.000
625.000 30.000 150.000 L
TOTAL 170.000 1.750.000
R
COMPARATIVE REPORT
Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal
yang lainnya.
Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara
nilai-nilai
elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebclumnya. Contoh dari
comparative
report adalah sebagai berikut:
NERACA
31
DESEMBER 1988
(DALAM RIBUANRUPIAH)
Aktiva Lancar Rp
45.000 75.000 30.000 66,67 %
Aktiva Tetap 155.000 225.000 70.000 45,16 %
+ +
Total
Aktiva 200.000 300.000 100.000 50,00 %
PASIVA
Hutang Lancar Rp 10.000 15.000 5.000 50,00 %
Hutang Jangka Panjang 37.500 30.000
(7.500) (20,00%)
Modal Saham
130.000 200.000 70.000 53,85 X
Latta Ditahan 22.500 55.000 32.500
144,44 %
Total
Pasiva 200.000
300:000 100.000 50,00
%
Laporan Berbentuk Graf-ik
Laporan yang berbentuk grafik atau bagan dapat diklasifikasikan
diantaranya
sebagai bagan garis (line chart ), bagan batang (bar chart ) dan bagan
pastel (pie chart).
.jpg)
Bagan garis (a), bagan batang (b) dan bagan pastel (c). bagan
garis
BAGAN GARIS
Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan
dengan suatu garis atau
kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:
1. Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.
2. Dapat menunjukkan beberapa titik.
3. Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.
4. Mudah dimengerti.
Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan,
yaitu:
1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah
garis atau kurva),
maka akan tampak ruwet.
2. Hanya terbatas pada 2 dimensi.
3. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN BATANG
Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart) digambarkan dalam
bentuk
batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan
dari bagan
batang adalah sebagai berikut:
1. Baik untuk perbandingan.
2. Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.
3. Mudah dimengerti.
Kelemahannya:
1. Terbatas hanya pada satu titik saja.
2. Spasi dapat menyesatkan.
BAGAN PASTEL.
Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran
menyerupai
kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari pie dapat menunjukkan
bagian dari data.
Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.
1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.
2. Mudah dimengerti.
Kelemahannya :
1. Penggunaannya terbatas
2. Ketepatannya kurang
3. Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik
Pedoman Desain Laporan
1. Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga
bagian utama,
yaitu :
• Judul laporan.
• Tubuh laporan.
• Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau
grandtotal.
2. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang
berkualitas
baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor.
3. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi
jarak 2 1/2 cm,
sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi
laporannya.
4. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah
dibaca.
5. Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan
huruf besar, tebal,
atau digaris-bawahi.
6. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan
serta
hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti.
7. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah
tanda "." atau "-
". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan
seterusnya dan
sajikan dalam urutan yang terpenting.
8. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah
penunjuk
yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak
dari
informasi detail tersebut.
9. Usahakan di dalam laporan berisi keterangan-keterangan yang
diperlukan
yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila
keterangan-keterangan
tersebut tidak ada.
10. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya
lebih
tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih
terinci.
11. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya.
12. Laporan harus sederhana tetapi jelas.
13. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah
dimengerti
dan dipahami oleh pemakainya.
14. Isi laporan harus akurat.
15. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk
laporan yang
selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang
menggunakannya.
16. Laporan harus berguna
17. Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan
Alat-alat Desain Output Terinci
Dua buah alat desain sistem dapat digunakan untuk desain output
terinci,
yaitu sebagai berikut ini.
1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer
layout
chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan
sketsa bentuk dari output di printer.
2. Kamus data output yang merupakan pengembangan dari kamus dari
arus
data. Kamus data output digunakan untuk menjelaskan secara terinci
tentang data yang akan disajikan di laporan.
Mengatur Tata Letak Isi Output
Pengaturan isi dari output akan secara langsung menentukan
kemudahan dari
output untuk dipahami dan dimengerti. Pengaturan tata letak output
merupakan
pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi
pemakai sistem
maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk
menilai isi dan
bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau
belum. Bagi
programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk
menghasilkan
output yang diinginkan. Programmer membutuhan desain output ini
untuk
menentukan posisi kolom, baris dan informasi yang harus
disajikatt~i suatu output.
Pengaturan tata letak isi output yang akan dicetak di printer
dapat digunakan alat
bagan tata letak printer (printer layout chart) dan kamus data
output.
Supaya tidak dihasilkan sampah, maka input yang masuk dalam sistem
informasi
harus tidak boleh berupa sampah. Oleh karena itu desain input
harus berusaha
membuat suatu sistem yang dapat menerima input yang bukan sampah.
Desain
input terinci dimulai dari desain dokumen dasar sebagai penangkap
input yang
pertamakali. Jika dokumen dasar tidak didesain dengan baik,
kemungkinan input yang tercatat dapat salah bahkan kurang. Pada bab ini akan
dibahas desain input
terinci untuk perancangan dokumen dasar dan kode-kode yang
digunakan untuk
input.
Dokumen Dasar
Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan
untuk menangkap (capture) data yang terjadi. Data yang sudah
dicatat di
dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem
informasi untuk
diolah. Dokumen dasar sangat penting di dalam arus data di sistem
informasi.
Dokumen dasar ini dapat membantu di dalam penanganan arus data
sebagai
berikut ini.
1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan
ditangkap.
2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat.
3. Dapat mendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang
dibutuhkan
disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya.
4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan
dari
formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individu-individu
atau
departemendepartemen yang membutuhkannya.
5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya
suatu
transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail
(pelacakan
pemeriksaan).
6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung
back
up) dari file-file data di komputer.
Untuk mencapai maksud tersebut, dokumen dasar harus dirancang
dengan baik.
Berikut ini merupakan petunjuk-petunjuk di dalam perancangan
dokumen dasar
yang baik, sebagai berikut ini.
1. Kertas yang dipergunakan.
Beberapa faktor harus dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas
yang akan
digunakan, yaitu sebagai berikut ini.
a. Lamanya dokumen dasar tersebut akan disimpan.
b. Penampilan dari dokumen dasar.
c. Banyaknya dokumen dasar tersebut ditangani.
d. Bagaimana menanganinya (secara halus, kasar, dilipat atau
dibawa-bawa oleh
pemakainya).
e. Lingkungan-lingkungannya (berlemak, kotor, panas, dingin,
lembab atau
mengandung asam).
f. Metode pengisian data di dokumen dasar tesebut, ditulis tangan
atau dice tak dengan mesin.
g. Kemananan terhadap pudarnya data yang dicatat di dokumen dasar.
2. Ukuran dari dokumen dasar.
Usahakan ukuran dari dokumen dasar berupa ukuran dari kertas yang
standar
dan banyak dijual. Ukuran kertas yang umum adalah ukuran kuarto
(81/2" x
11") dan ukuran folio (81/2" x 14"). Jika dokumen
dasar lebih kecil dari
ukuran kertas standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan
kelipatan
yang tidak membuang kertas, misalnya ukuran kertas standar dibagi
2, dibagi
3, dibagi 4 dan sebagainya.
3. Warna yang digunakan.
Penggunaan warna akan membantu di dalam mengidentifikasikan dengan
cepat dokumen dasar yang dipergunakan. Warna yang baik adalah
warna yang
datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan karbon. Warna yang
baik
ini adalah warna yang cerah. Warna-warna gelap, seperti misalnya
biru tua,
hijau tua, merah tua, coklat, ungu, hitam dan lain sebagainya
sebaiknya dihindari
untuk digunakan.
4. Judul dokumen dasar.
Dokumen dasar harus diberi judul yang dapat menunjukkan jenis dan
kegunaan
dari dokumen dasar tersebut. Judul harus sesingkat mungkin tetapi
jelas.
Bila dokumen dasar akan digunakan oleh pihak-pihak luar
perusahaan, selain
judul yang ada, maka nama perusahaan sebaiknya juga dicantumkan.
5. Nomor dokumen dasar.
Nomor dokumen dasar dapat digunakan untuk menunjukkan keunikannya.
Nomor dokumen dasar dapat diletakkan di pojok bawah kiri atau di
pojok
bawah kanan (jangan di atas kiri, karena tertutup bila distaples
dan jangan di
atas kanan, karena dapat membingungkan dengan nomor urut dokumen
dasar).
Nomor dokumen dasar ini dapat juga digunakan untuk menunjukkan
sumber
dan jenisnya. Misalnya nomor dokumen dasar PJ-FO1 dapat
menunjukkan
bahwa sumbernya dari departemen penjualan (ditunjukan oleh kode
PJ) dan
jenisnya adalah faktur penjualan model ke 1 (ditunjukkan oleh kode
FOl).
6. Nomor urut dokumen dasar.
Disamping nomor dokumen dasar, nomor unit dari masing-masing
dokumen
dasar biasanya dicantumkan di pojok kanan atas. Nomor urut ini
sangat perlu
untuk tujuan pengendalian (dapat diketahui bila ada dokumen dasar
yang
hilang bila nomornya meloncat), untuk pelacakan pemeriksaan dan
untuk
pengarsipan.
7. Nomor dan jumlah halaman.
Bila dokumen dasar terdiri lebih dari satu halaman, maka tiap-tiap
halaman
harus diberi nomor dan jumlah halamannya, supaya bila ada halaman
yang
hilang dapat diketahui. Misainya halaman pertama dapat diberi
nomor halaman
1-3 (menunjukkan halaman pertama dari sejumlah 3 halaman), halaman
ke dua diberi nomor 2-3 dan seterusnya. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya
diletakkan pada sebelah kanan atas.
8. Spasi.
Spasi antar baris dan spasi antar karakter pada dokumen dasar
harus diperhatikan,
terutama bila dokumen dasar akan diisi dengan data yang dicetak
dengan
mesin. Untuk spasi di dokumen dasar harus disesuaikan dengan spasi
yang
dibuat oleh mesin.
9. Pembagian area.
Dokumen dasar harus dibentuk dengan pembagian area sedemikian
rupa,
sehingga memudahkan untuk mencarinya guna pengisian atau pencarian
data.
Pembagian area ini meliputi area judul, area halaman, area
kontrol, area
organisasi, area obyek, area tubuh, area berita, area otorisasi,
area jumlah dan
area nomor
